Утилизация документов: оперативно и конфиденциально

Рабочий процесс в крупных организациях сопровождается огромным количеством документов — бумажных и электронных. Все они имеют определенный законодательством обязательный срок хранения, после истечения которого бумаги теряют юридическую силу и становятся балластом. В целях систематизации архива, а также недопущения хаоса в документообороте необходимо своевременно организовывать утилизацию документов.

Эту полезную услугу оказывают компании, которые специализируются на архивном хранении. Есть два варианта избавиться от ненужных бумаг: разовое уничтожение документов или абонентское обслуживание.

Второй вариант удобней, так как избавляет компанию от необходимости следить за сроками давности и вести соответствующие реестры. Все что нужно — отправлять оприходованные бумаги в архив, который содержится и ведется на аутсорсинге.

Уважаемый Клиент услугу мы оказываем комплексно:

• Погрузка документации
• Транспортировка документации
• Выгрузка документации
• Утилизация документов

Стоимость утилизации (уничтожения) документов путем резки в шредере:

Ваши документы превратятся в пух (степень секретности не ниже 6).

Стоимость утилизации (уничтожения) документов путем сжигания: индивидуально. Просьба уточнять условия у менеджеров.

Преимущества работы с нами:

• Вы можете присутствовать при утилизации
• Любая форма оплаты
• Предоставление всех необходимых закрывающих документов

Мы утилизируем документы только 5 класса опасности. Вы можете полностью быть уверенным, что Ваши документы не увезут в неизвестном направлении и не выкинут в ближайшем пункте приема макулатуры.

Раз в квартал у нас проходит АКЦИЯ на данную услугу, Вы платите только за погрузо-разгрузочные и транспортные услуги, а сама утилизация БЕСПЛАТНО

Звоните и уточняйте стоимость у менеджеров +7 (831) 235 20 18 или пишите нам на электронную почту os-nn@mail.ru

Разовое уничтожение пригодно для корпораций, имеющих собственный архивный отдел. В таком случае утилизация бухгалтерских документов происходит несколько раз в год под надзором ответственного работника архива, который и определяет подлежащие уничтожению бумаги и электронные носители. Процедура проводится на территории Исполнителя.

Для уничтожения архива используют специальное оборудование — промышленный шредер, который режет содержимое на мельчайшие фрагменты. Их размер зависит от степени секретности, доступной на устройстве.

Например, шредер с шестым уровнем оставляет от бумаг обрезки 2х2 мм. Именно такое устройство зачастую используется для уничтожения бумаг.

Примеры утилизации архивных документов

Порядок уничтожения документов

Утилизация архивных документов проходит в едином порядке. Сначала инициируется экспертиза, призванная определить ценность архива. После завершения составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Согласно этому постановлению проходит утилизация.

Для вычисления срока хранения тех или иных бумаг необходимо руководствоваться номенклатурой дел организации. Ответственное лицо имеет право продлить или сократить период хранения, если это продиктовано практическими соображениями. Кроме того, устанавливая сроки, нужно руководствоваться специфическими требованиями, которые касаются сферы деятельности компании. В общем, по типовому перечню, подавляющее большинство документов имеют одинаковый срок давности — пять лет.

Преимущества профессиональной утилизации документов

Самостоятельное уничтожение документов может иметь негативные последствия. За нарушение установленного порядка, некорректно заполненного Акта об утилизации, либо неправильно вычисленных сроков давности предусмотрена административная ответственность, а также штрафные санкции. Именно поэтому следует доверить утилизацию бухгалтерских документов профессиональной организации.

Преимущества сотрудничества с архивной компанией:

Комплексный подход — вывоз и погрузка документов, утилизация, составление Актов;

Конфиденциальность — процесс уничтожения архива хранится в секрете, исключено сохранение бумаг;

Во избежание серьезных последствий и штрафов утилизация документов должна проводиться со знанием процесса и в строгом соответствии с Законодательством РФ.